Forside/Om RKS/Ny på RKS/behandling af personoplysninger

Orientering om behandling af personoplysninger

Læs her om:

  • Behandling af personoplysninger som led i optag
  • Behandling af personoplysninger som led i skolegang

Behandling af personoplysninger som led i optag

Når du ansøger om optagelse på Roskilde Katedralskole, behandler vi dine personoplysninger1

Dette er Roskilde Katedralskoles orientering om vores brug af personoplysninger, når du ansøger om optagelse hos os, jf. databeskyttelsesforordningens art. 13.

Vi tilstræber at behandle så få personoplysninger som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendig, sagligt begrundet og proportionelt.


Hvem er dataansvarlig

Roskilde Katedralskole er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som vi beskriver nedenfor. Hvis du ønsker flere oplysninger om vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk.


Formålet med behandling af personoplysninger

Formålet med Roskilde Katedralskoles behandling af personoplysninger er formel identifikation af ansøgeren og forældremyndighedsindehavere, reservation af plads til ansøgeren, behandling af selve ansøgningen om optagelse samt behandling af eventuelle klager over afslag.


Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

  • Gymnasielovens2 kapitel 2 om optagelse
  • Optagelsesbekendtgørelsen3 kapitel 1-4 og kapitel 9
  • Procedurebekendtgørelsen4 kapitel 2, 3 og 5
  • Databeskyttelsesforordningens art 6 og databeskyttelseslovens5 6


Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om ansøgere

CPR-nummer, navn, adresse, e-mail, telefonnummer, uddannelsesønsker, standpunkts- og prøvekarakterer og eksamensgennemsnit, eventuelle værgeoplysninger og værgers kontaktoplysninger, skoletilknytning, uddannelsesparathedsvurdering, evt. bilag med udtalelser, evt. diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold, evt. resultater fra optagelsesprøve, optagelsessamtale eller klagesag samt de øvrige oplysninger* som ansøgeren selv giver i ansøgningen (herunder i fritekst).


Er man forpligtet til at afgive oplysningerne?

Hvis ansøgeren ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, er det obligatorisk at indsende ansøgningerne via Optagelse.dk. Ansøgeren er ikke forpligtet til at afgive oplysninger, men konsekvensen af at undlade dette er, at man ikke kan søge om optagelse. De med * markerede oplysninger ovenfor er dog frivillige at afgive.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Ansøgningen videregives til Fordelingsudvalget i Region Sjælland, hvis vi får flere ansøgere, end vi har kapacitet til. Efter Fordelingsudvalgets beslutning kan ansøgningen videresendes til en anden institution, end Roskilde Katedralskole.


Overførsel til modtagere i tredjelande

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande.


Hvor stammer oplysningerne fra?

  • Oplysninger om elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra grundskolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk af eleven, en vejleder eller en administrativ medarbejder.
  • Oplysninger om værger/forældre til elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra skolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk.
  • Oplysninger om ansøgere, som ikke går i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra CPR-registeret, styrelsens Karakterdatabase og gennem indtastning af ansøgeren selv.


Automatiserede afgørelser angående optagelse

Der foretages ingen automatiserede afgørelser som led i Roskilde Katedralskoles behandling af en ansøgning om optagelse.

Dine og dine forældres rettigheder

Retten til indsigt: Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger Roskilde Katedralskole behandler, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Dette er gjort ovenfor.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod Roskilde Katedralskoles behandling af personoplysninger, hvis ansøgerens interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Roskilde Katedralskoles legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du har ret til at få begrænset Roskilde Katedralskoles behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Roskilde Katedralskole opbevarer personoplysninger fra ansøgningsprocessen så længe, det er nødvendigt af hensyn til skolens dokumentation for optagelsesproceduren.

For ansøgere, der får afslag på optagelse på Roskilde Katedralskole, sletter vi alle oplysninger inden udgangen af indeværende kalender år.

Sådan gør man brug af sine rettigheder: Du skal kontakte Roskilde Katedralskole eller skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk, og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves.

Klageadgang

Roskilde Katedralskoles behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet. Du finder kontaktoplysninger på Datatilsynet via hjemmesiden www.datatilsynet.dk.

1 Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse))

2 Lovbekendtgørelse nr. 1428 af 28/9-2020

3 Bekendtgørelse nr. 314 af 30/3-2020

4 Bekendtgørelse nr. 1016 af 4/10/2019

5 Lov nr. 502 af 23/05/2018

 

Behandling af personoplysninger som led i skolegang

Når du er elev på Roskilde Katedralskole, behandler vi dine personoplysninger1

Dette er Roskilde Katedralskoles orientering til dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du er elev på Roskilde Katedralskole.

Vi tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, herunder identificere dig, holdsætte dig, undervise dig, administrere dit fravær samt for at vi kan dokumentere, at du fx kan oprykkes til næste klassetrin, kan modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om, eller at du kan indstilles til eksamen.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning, som du finder en oversigt over nederst i dette dokument.

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

  • Oplysninger om din og dine forældres adgange til og trafik i de it-systemer, I er brugeroprettet i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og –adfærd i skolens it-systemer, fx i Lectio og på skolens netværk, fx som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang
  • Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning
  • Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældres køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture

I forbindelse med Covid-19 pandemien registrerer vi også personoplysninger om dig vedr. Covid-19 testsvar. Formålet er at sikre dokumentation for, at du må møde fysisk op på skolen samt for at kunne vejlede dig om selvisolation og iværksætte smitteopsporing.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold, hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler, eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen, hvis du aflægger ordblindetest, hvis du skal på studietur (i så fald skal du (og evt. også dine forældre) aflevere paskopi), eller hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du har samtykket til det:

  • Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, fx på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer
  • Registrering af følsomme2 personoplysninger om dig som led i studievejledning, hvis det ikke sker til brug for fx ansøgning om fx SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen

Du giver dit samtykke, så snart du begynder på Roskilde Katedralskole i samtykkeerklæringen på gymbetaling.dk. Din besvarelse af samtykkeerklæringen er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykke. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt.

Overførsel til tredjelande

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande.


Videregivelse

Roskilde Katedralskole videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole.

Modtagere af dine oplysninger kan da være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide, Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser samt Styrelse for Patientsikkerheds Coronaopsporingsenhed og Sundhedsdatastyrelsen vedr. positive testsvar for COVID-19.


Dine rettigheder

Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives enten ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at vi beder dig om selv at logge med din brugeradgang ind i et it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Roskilde Katedralskoles legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Roskilde Katedralskoles dokumentation for vores administration af dine skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: Oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler.

Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til os til visse behandlinger, jf. afsnit [*] ovenfor ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.  

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du skal kontakte skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves.

Klageadgang

Roskilde Katedralskoles behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby eller ved e-mail dt@datatilsynet.dk.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning:

  • Den europæiske databeskyttelsesforordnings art. 6, stk. 1 og art. 9, stk. 1
  • Databeskyttelseslovens §§ 6, 7, 10 og 113
  • Lovbekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser4
  • Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser5
  • SU-loven6
  • Almen eksamensbekendtgørelsen7
  • Bekendtgørelse om studie- og ordensregler i de gymnasiale uddannelser8
  • Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand til ungdomsuddannelser mv. m.v. (SPS- bekendtgørelsen)9
  • registrering af COVID-19 testsvar: GDPR art. 9, stk. 2, litra h, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra e, jf. epidemilovens § 34 og bekendtgørelse om lukning og genåbning10 med senere ændringer

1 Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse))

2 Følsomme personoplysninger er oplysninger om bl.a. politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsdiagnoser, etnisk oprindelse eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering

3 (Lov nr. 502 af 23/05/2018) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2018/502

4 (LBK nr 611 af 28/05/2019) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2019/611

5 (bkg. nr. 497 af 18/05/2017) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2017/497

6 (LBK nr. 1037 af 30/08/2017) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2017/1037

7 (bkg. nr. 343 af 08/04/2016) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2016/343

8 (BEK nr. 1338 af 09/12/2019) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2019/1338

9 https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2019/632

10 (BEK nr. 535 af 27/03/2021) https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/535