Gå til sidens indhold

Orientering om behandling af personoplysninger

Som led i din ansøgning til og uddannelse på Roskilde Katedralskole skal vi i henhold til databeskyttelsesforordningen oplyse dig om, at skolen indsamler og behandler personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år).

Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse

Vi indsamler og behandler som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige, for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på gymnasiet, jf. kapitel 2, 4 og 5 i optagelsesbekendtgørelsen.

For at sikre, at de adresseoplysninger, der fremgår af din ansøgning er korrekte, foretages en sammenkørsel med CPR-registret.

Hvis der er flere ansøgere til Roskilde Katedralskole, end vi har plads til, sender vi de nødvendige personoplysninger om vores ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Sjælland med det formål at få udpeget de ansøgere, som skal overføres til optagelse på et andet gymnasium, jf. § 29 i optagelsesbekendtgørelsen.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på Roskilde Katedralskole, men skal henvises til et andet gymnasium, videresender vi din ansøgning til det pågældende gymnasium.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos os, fordi Ungdommens Uddannelsesvejledning har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender vi svaret på din optagelsesprøve til Ungdommens Uddannelsesvejledning med henblik på revidering af din uddannelsesplan, jf. §§ 21 og 22 i procedurebekendtgørelsen.

Indsamling og behandling af personoplysninger om dig og dine forældre foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på Roskilde Katedralskole. Al forsendelse af din ansøgning fra Roskilde Katedralskole sker via sikker mail. Hvis du ikke bliver optaget på Roskilde Katedralskole, sletter vi dine personoplysninger.

Behandling af personoplysninger som led i skolegang

Vi indsamler og behandler som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige, for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, herunder identificere dig, holdsætte dig, undervise dig, administrere dit fravær, samt for at vi kan dokumentere, at du fx kan oprykkes til næste klassetrin, kan modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om, eller at du kan indstilles til eksamen.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning, som du finder en oversigt over længere nede på siden. 

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

  • Oplysninger om din og dine forældres adgange til og trafik i de it-systemer, I er brugeroprettet i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og –adfærd i skolens it-systemer, fx i Lectio og på skolens netværk, fx som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang.
  • Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning.
  • Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældres køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold, hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler, eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen, hvis du aflægger ordblindetest, hvis du skal på studietur (i så fald skal du (og evt. også dine forældre) aflevere paskopi), eller hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager vi følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du har givet samtykke til det. Vi behandler dine oplysninger med omhu og kun, når vi vurderer det relevant som led i vores drift af skolen.

  • Registrering af personoplysninger af følsom karakter om din trivsel og dit helbred som led i studievejledning
  • Formidling af pasoplysninger i forbindelse med studierejser
  • Offentliggørelse af foto og video af dig på trykte og elektroniske platforme, fx på skolens hjemmeside, på skolens sociale medier og i skolens trykte materialer. Vi er omhyggelige med kun at bruge billeder, som både du og skolen kan være tjent med.

Du (og dine forældre, hvis du er under 18 år) giver dit samtykke via Gymbetaling.dk. Din besvarelse af samtykkeerklæringen er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykket. Du kan tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis det er teknisk muligt.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til os til visse behandlinger, ophører vi fremover med at behandle de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen.

Overførsel til tredjelande
Som led i vores behandling af dine personoplysninger, kan der ske overførsel af dine personoplysninger til lande udenfor EU, fx stamoplysninger og pasoplysninger, hvis du rejser ud af EU på studierejse eller til it-systemer, der hostes på servere udenfor EU. 

Videregivelse
Roskilde Katedralskole videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole. 

Modtagere af dine oplysninger kan da være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide samt Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Retten til indsigt, indsigelse, berigtigelse og klageadgang

Retten til indsigt
Du (eller dine forældre, hvis du er under 18 år) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives enten ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at vi beder dig/jer om selv at logge med jeres brugeradgang ind i et it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse
Du (eller dine forældre) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Roskilde Katedralskoles legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Retten til berigtigelse
Du (eller dine forældre) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen
Du (eller dine forældre) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Roskilde Katedralskoles dokumentation for vores administration af dine skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes efter 5 år: Oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler. Følgende oplysninger om dig slettes efter 10 år: Oplysninger om sanktioner. Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) opbevares, indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger, indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du (eller dine forældre) ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, skal du (eller dine forældre) kontakte skolens databeskyttelsesrådgiver og oplyse, hvilken ret du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Skolens databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på dpo@gfadm.dk

Roskilde Katedralskoles behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Hjemlen til behandling af dine og dine forældres personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen efter den 1. august 2017:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen før den 1. august 2017: